Verslag algemene Ledenvergadering 13/11/2017


Notulen Algemene Ledenvergadering
13 November 2017, 20,00 uur Locatie: de Huppe
Aanwezig: T. Wiegersma; R. Weigland; H. Jansen; L. Brouwer; J. de Ridder; T. de Groot; H. Vos; B. Metz; H. Grijseels; R. Blokzijl; J. Keesmaat; H. ter Kulve; C. de Graaf; A. Jansen; A. Kijk in de Vegte
Met kennisgeving afwezig: K. Tichelaar; H. Al Krad; A. Terpstra; L. Oosterloo; A. Marsman; W. Scholte; R.H.L. Scheltinga; A. van Dam; A. Smeding

1. Opening door de voorzitter
Voorzitter Henk Vos opent om 20.00 uur de vergadering

2. Vaststellen van de notulen van de vorige ledenvergadering
Het bestuur merkt op dat de in de rondvraag beloofde agenda met activiteiten het volgende seizoen wordt opgesteld.
Er is ook gevraagd of er aan de andere kant van het hek mag worden schoongemaakt. Het antwoord hierop is “JA” dat mag.

3. Vermelding relevante poststukken
Geen relevante poststukken ontvangen door het bestuur

4. Door het bestuur genomen bijzondere maatregelen
Het bestuur heeft voor de vereniging een aanhanger aangeschaft voor het afvoeren van tuinafval, en stelt vast dat hier regelmatig gebruik van wordt gemaakt.

Perceel 9 is schoongemaakt met de bosmaaier en de randen zijn, ten behoeve van de buren, omgespit.
In overleg met de huurder is het contract beëindigd per 1-1-2018

De verhuur van perceel 20 is door het bestuur beëindigd na langdurig achterstallig onderhoud en het ontbreken van actie vanuit de kant van de huurder. Het lidmaatschap van deze huurder zal doorlopen tot dat deze is opgezegd.

Voor perceel 18 is na langdurig achterstallig onderhoud in overleg met de huurder het contract niet verlengd. Het afval op dit perceel aanwezig zal worden afgevoerd.

Op perceel 12 is een plant ontdekt die volgens het huishoudelijk reglement niet is toegestaan. De plant is verwijderd en de huurder heeft een officiële waarschuwing gekregen voor ongeoorloofde beplanting.
Het bestuur betreurt dat een aantal huurders op hoogte waren van deze beplanting en dit niet hebben gemeld aan het bestuur.

De voorzitter merkt op dat de maatregelen aanleiding zijn voor de voorgestelde aanpassing in het huishuishoudelijk reglement. (Zie punt 10)
5. Vacatures bestuur
Onze penningmeester Hilbert ter Kulve treedt af per 1-1-2018. Er zijn geen aanmeldingen om deze taak over te nemen. Hilbert heeft aangegeven eventueel te willen blijven zitten. Hierover is gestemd en met meerderheid van stemmen is Hilbert ter Kulve herkozen als penningmeester van de vereniging.

De taak van voorzitter is vacant. Ook voor deze taak zijn geen aanmeldingen en met een meerderheid van stemmen is ook Henk Vos herkozen als voorzitter.
Vacatures ten behoeve van invulling bestuurstaken gaan hierbij van de agenda.
Er wordt nog opgemerkt dat het een idee zou kunnen zijn bestuurders aan te trekken via Zwolle Doet. Omdat volgens de statuten een bestuurslid lid dient te zijn van de vereniging lijkt dit geen extra kansen op te leveren voor nieuwe bestuursleden.

6. Vaststellen contributie en huurgelden voor komend kalender jaar 2018
Voorstel: geen wijzigingen ten opzichte van 2017 met uitzondering van verhuur van proeftuinen.
Dit voorstel is met meerderheid van stemmen aangenomen
Er wordt een vraag gesteld of er al aanvragen zijn voor deze proeftuinen. Deze zijn er niet. We zullen bij aanmelding van nieuwe huurders kijken naar ervaring en van daaruit besluiten of iemand in aanmerking komt voor een proeftuin.
De grootte van deze proeftuinen is 25 m2. De proeftijd is voor een jaar met eventuele verlenging tot 2 jaar. Hierna zal men over gaan naar 50 m2 of de huur beëindigen.

7. Tuinwerkdag 25 november as.
25 november 2017 is de gezamenlijke tuinwerkdag waarbij het handig is om je tuin winterklaar te gaan maken. Henk Jansen zal deze dag aanwezig zijn om tuiniers iets te vertellen over compostopbouw. Hij wil laten zien wat je kunt doen met spullen op je land. Je hoeft namelijk maar weinig echt weg te gooien. Henk gaat hier de 25e in het veld iets over vertellen. Zijn bijdrage zal hij digitaal beschikbaar stellen.

8. Uitslag enquête pompenplan en eventuele acties naar aanleiding van
Er zijn in totaal 26 stemmen uitgebracht.
De uitslag van de enquête is: 25 stemmen voor en 1 stem tegen het plan. Met deze uitslag is het plan aangenomen. Tijdens het stemmen is door enkelen aangeven dat er bereidheid is plaats te nemen in de pompencommissie (voorwaarde voor het plan).
Eigenaar van een pomp kan en mag zelf bepalen of hij/zij de pomp wil houden of niet. Houd u de pomp dan dient u ook zelf zorg te dragen voor het onderhoud. Huurders mogen van alle pompen gebruik maken.
We raden aan dit jaar nog zelf zog te dragen voor het opbergen van de pomp. Vanaf volgend seizoen zal de pompencommissie dit op zich nemen. Er komt een inventarisatie van pompeigenaren.

9. Conceptbegroting 2018
Op de conceptbegroting vindt u een bedrag van € 288. Dit is een wijziging ten opzichte van vorige jaren en heeft te maken met de WA-verzekering voor het bestuur.
Tegelijk is dit concept verouderd nu het pompenplan is aangenomen. Als bestuur hebben we bepaald dat uitgave hiervoor max € 2.000 is.
De definitieve begroting wordt begin 2018 verwacht.

10. Voorstellen aanpassing Huishoudelijk Reglement.
a. Artikel 4, 6 en 19 voor wat betreft het starten met verhuren van percelen van maximaal 25 m2 groot.
Dit voorstel is met meerderheid van stemmen aangenomen

Er is naar aanleiding van dit voorstel een vraag gesteld over niet verhuurde percelen.
Wanneer een perceel niet wordt verhuurd dan ligt deze braak, hier zullen wij dan een passende oplossing voor bedenken. Er is ook met de gemeente gesproken over gebruik door statushouders dan wel minima en dat is een idee maar niet voor komend seizoen.

b. Artikel 20 en 24 voor wat betreft de werkwijze en het ondernemen van maatregelen door het bestuur bij (langdurig) achterstallig onderhoud. Aan deze wijziging wordt nog een termijn van 14 dagen toegevoegd. Met deze toevoeging wordt er gestemd.
Dit voorstel is met meerderheid van stemmen aangenomen

c. Artikel 6 en 18 voor wat betreft een wijziging van de betalingstermijn lidmaatschapsgelden en het invoeren van een boete voor niet op tijd betalen.
Over dit voorstel is in twee keer gestemd te weten:
– Betalingstermijn van 1 april naar 1 februari is met meerderheid van stemmen aangenomen
Boeten bij niet op tijd betalen is met meerderheid van stemmen aangenomen. Op verzoeken melden wij u dat hier 2 tegen stemmen waren.

Voor de te betalen lidmaatschapsgelden krijgt u (tijdig) van de penningmeester bericht.
Bij niet tijdig betalen (1 februari 2018) hanteren we de volgende regels:
Op 1 februari ontvangt u een herinnering.
Op 15 februari zal de penningmeester bij uitblijven van betaling een aanmaning sturen met een verhoging van €5
4 weken later op 15 maart zal de penningmeester bij uitblijven van betaling een tweede aanmaning sturen met een boete van €10
Blijft de betaling uit dan zal de penningmeester 4 weken na de tweede aanmaning de factuur uit handen geven aan een deurwaarder. De kosten voor de deurwaarder zijn voor huurder die in gebreke blijft.

11. Rondvraag
De vereniging is lid van Velt, kunnen de huurders hier iets mee?
Wat we kunnen is gezamenlijk zaden bestellen. Hoe wel de vereniging lid is van Velt betekent dit niet dat ieder lid afzonderlijk ook lid is.
De activiteiten van Velt kan het bestuur rondmailen en de agenda in de keet hangen.
Henk Jansen heeft aangegeven de activiteiten in de keet te hangen, digitaal te delen.
De nieuwsbrief van Velt ligt reeds in de keet.

Wat wij als bestuur op de agenda gaan plaatsen is: tuinwerkdag, vergaderingen, gezellige bijeenkomsten, zadenruildag.
Ruilen kan overigens ook via facebook.

Onderhoud materialen verdient aandacht (slijpen/veilen)
Tuinland doet dit gratis en is wellicht een idee.

Er is een EHBO-koffer beschikbaar gesteld, deze is te vinden in de keet. Maar natuurlijk hopen wij dat u deze niet nodig zult hebben.

Wanner men gereedschap uit de keet wil halen valt de steeds dicht waardoor het donker is en je niets meer ziet. Hilbert gaat zorgen voor een haakje op de deur.

Wordt er wat gedaan aan haag aan de buitenkant van het complex? Ja hier wordt aan gewerkt. Na de vergadering is dit ook nog besproken met Alfons

Wanneer u in wandelgangen iets hoort maar het bestuur heeft dit niet kenbaar gemaakt. Dan betekent dit dat het (nog) geen voldongen feit is. Wanner er iets is, mail dit aan het bestuur. Nu worden we regelmatig geconfronteerd met zaken waar wij als bestuur niet van af weten.